Política de privacidad IUNGO EDUCATION S.A.S
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, IUNGO EDUCATION S.A.S. establece las Políticas Generales y especiales aplicables para el Tratamiento y Protección de Datos Personales en la organización.
EL DERECHO DE HABEAS DATA Y SUS GENERALIADES
El Art.15 de la C.P. establece el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos tanto de entidades públicas como privadas. Así mismo, y de acuerdo con la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, este derecho comprende otras facultades como las de autorizar el Tratamiento, incluir nuevos datos o excluirlos o suprimirlos de una base de datos o archivo.
Este derecho fue desarrollado por la jurisprudencia constitucional desde el año 1991 hasta el año 2008, momento en el cual se expidió la Ley Especial de Habeas Data. Esta norma regula lo que se ha denominado como el “habeas data financiero”, entendiéndose por éste el derecho que tiene todo individuo a conocer, actualizar y rectificar su información personal comercial, crediticia, y financiera contenida en centrales de información públicas o privadas, que tienen como función recopilar, tratar y circular esos datos con el fin de determinar el nivel de riesgo financiero de su Titular. Esta Ley Especial considera como Titular de la información tanto a las personas naturales como jurídicas.
Posteriormente, el 17 de octubre del año 2012 se expidió la Ley 1581 o “Ley General de Protección de Datos Personales”, que desarrolla el derecho de Hábeas Data desde una perspectiva más amplia que la financiera y crediticia mencionada anteriormente. De tal manera, que cualquier Titular de datos personales tiene la facultad de controlar la información que de sí mismo ha sido recolectada en cualquier base de datos o archivo, administrado por entidades privadas o públicas. Bajo esta Ley General es Titular la persona natural y solamente, en situaciones especiales previstas por la Corte Constitucional en la Sentencia C-748 de 2011, podría llegar a serlo la persona jurídica.
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE:
IUNGO EDUCATION S.A.S., sociedad comercial identificada con NIT 9011041855-4, se constituye como una empresa colombiana, dedicada a desarrollar en niños, niñas y adolescentes las habilidades del siglo XXI, a través del desarrollo de plataformas educativas digitales.
- DIRECCIÓN FÍSICA: Calle 113 No. 7 – 45, oficina 1210. Torre B, Edificio Teleport Business Park Bogotá de la ciudad de Bogotá
- CORREO ELECTRÓNICO: luz.mora@iungoeducation.com
- PÁGINA WEB: www.iungo.club.com
- TELÉFONO: + 057 5111943
2. OBJETIVO
La presente Política establece las directrices generales para la protección y el tratamiento de datos personales al interior de IUNGO EDUCATION S.A.S. permitiendo de esta manera fortalecer el nivel de confianza entre Responsable y Titulares con relación al tratamiento de su información; informar a los Titulares de las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales y los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos.
3. ALCANCE
Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales será aplicada a todas las bases de datos y/o archivos que incluyan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de IUNGO EDUCATION S.A.S., como responsable del tratamiento de datos personales.
4. DEFINICIONES
- Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Aviso de privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular con el fin de informar sobre el tratamiento de sus datos personales.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento
- Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.
5. PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES
En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores:
- Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
- Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
- Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
- Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
6. DERECHOS DE LOS TITULARES
Los Titulares de datos personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la ley:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley;
- Ser informado por el Responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla general en el tratamiento de datos de carácter personal IUNGO EDUCATION S.A.S., recolectará la autorización previa e informada del Titular o su representante legal en el caso de los menores de edad, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
7.1. Eventos en los cuales no es necesaria la autorización
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
- Datos de naturaleza pública;
- Casos de urgencia médica o sanitaria;
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
8. DEBERES DEL IUNGO EDUCATION S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
IUNGO EDUCATION S.A.S., como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:
- Garantizar al Titular y a sus representantes legales, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular y/o representante legal.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.
- Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
- Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
- Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. DEBERES EN CALIDAD DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
La ley señala que el Encargado del tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de los datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. Sus deberes son:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data;
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
- Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
- Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
- Registrar en la base de datos las leyendas "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley;
- Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio .
10. POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
10.1. Tratamiento de datos personales de Trabajadores
IUNGO EDUCATION S.A.S., recolecta los datos personales de sus Trabajadores los cuales son calificados por la empresa como de reserva, y solo serán revelados con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los trabajadores son:
- Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas o extranjeras competentes.
- Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la empresa.
- Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
- Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores.
- Consultar memorandos o llamados de atención.
- Desarrollar y aplicar el proceso disciplinario.
- Contactar a familiares en casos de emergencia.
- Dar gestión y control a la nómina
- Controlar el horario de los trabajadores y las horas extra que laboren.
- Llevar un control de incapacidades, ausentismos, licencias y vacaciones de los trabajadores.
- Llevar un control de las capacitaciones dadas a los trabajadores
- Almacenar sus datos personales, incluidos los biométricos en su página web como soporte de las actividades realizadas.
IUNGO EDUCATION S.A.S., almacena los datos personales de sus empleados, incluidos los que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de selección, y los conserva en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos.
A tal carpeta solo tendrá acceso y será tratada por el Área de Talento Humano, con la finalidad de administrar la relación contractual entre IUNGO EDUCATION S.A.S. y el empleado.
IUNGO EDUCATION S.A.S. trata datos personales sensibles de sus trabajadores como los datos de sus hijos menores de edad con la única finalidad de registrarlos como beneficiarios del sistema seguridad social y parafiscales. Para los efectos de este Tratamiento se recolecta la respectiva autorización que en todo caso será expresa y facultativa, indicando claramente los Datos Personales Sensibles objeto de Tratamiento y la finalidad del mismo.
Así mismo, contará con elevados sistemas de seguridad para el manejo de aquellos datos sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles solo serán usados por el IUNGO EDUCATION S.A.S. para los fines antes mencionados.
Terminada la relación laboral, el IUNGO EDUCATION S.A.S., procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte (20) años contados a partir de la terminación de la relación laboral, o de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
10.2. Tratamiento de datos personales de Padres de familia:
IUNGO EDUCATION S.A.S., recolecta los datos personales de los padres de familia y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los padres de familia de los estudiantes del IUNGO EDUCATION S.A.S. serán:
- Dar cumplimiento a lo relacionado con las actividades propias del proceso educativo como estudiante- usuario de la plataforma educativa.
- Efectuar el proceso de registro de los estudiantes -usuarios de nuestra plataforma educativa.
- Llevar un registro de los datos de contacto del acudiente o del padre de familia/ representante legal, de los menores usuarios de nuestra plataforma educativa.
- Emitir valoraciones de desempeño de los estudiantes-usuarios menores de edad, obtenidas en el desarrollo del proceso educativo.
- Realizar y llevar un control de los compromisos adquiridos como responsables del estudiante menor de edad.
- Gestión de los procesos académicos y administrativos de los estudiantes- usuarios menores de edad.
- Gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos contractual.
- Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del contrato celebrado.
- Cumplir con el objeto del contrato celebrado.
- Dar trámite a las peticiones, quejas y reclamos presentados por los padres de familia de los estudiantes de la plataforma educativa.
- Almacenar sus datos personales en su página web como soporte de las actividades realizadas.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo de vinculación del hijo estudiante menor de edad y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
10.3. Tratamiento de datos personales de estudiantes:
IUNGO EDUCATION S.A.S.,, recolecta los datos personales de sus estudiantes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización de su Representante Legal o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los estudiantes del IUNGO EDUCATION S.A.S., serán:
- Desarrollar el proceso de registro de los estudiantes -usuarios de la plataforma.
- Llevar un registro de los datos de contacto del estudiante – usuario así como de su representante legal.
- Reportar y almacenar las valoraciones obtenidas por el estudiante
- Llevar un control de la asistencia del estudiante a las seciones y a las actividades programadas,
- Realizar seguimiento al estudiante que presente problemas académicos o barreras de aprendizaje.
- Desarrollar los programas de representación estudiantil y llevar las actas relacionadas con los cargos desempeñados.
- Cumplir con el objeto del contrato celebrado.
- Vinculación en general de cada estudiante.
- Dar trámite a las peticiones, quejas y reclamos presentados por los estudiantes- usuarios y/o sus padres de familia.
- Mantener comunicaciones con el estudiante durante el tiempo que permanezca vinculado a la plataforma educativa.
- Almacenar sus datos personales, incluidos los biométricos en su página web como soporte de las actividades realizadas.
Terminada la prestación del servicio, la empresa , procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del estudiante-usuario y la documentación generada en desarrollo de la relación contratual en su archivo interno con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información contiene datos de caracter sensible.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo de existencia de la sociedad, evento en el cual los datos recolectados serán enviados a la Secretaría de Educación de la respectiva Entidad Territorial.
10.4. Tratamiento de datos personales Rectores, Coordinadores, Docentes Monitores y Personas con roles similares.
IUNGO EDUCATION S.A.S., recolecta los datos personales de Rectores, Coordinadores, Docentes, Monitores y Personas con roles similares dando cumplimiento a los acuerdos o convenios celebrados con entidades comerciales y sin ánimo de lucro tanto del sector público como del sector privado. Dicha información es almacenada en una base de datos la cua es calificada por la empresa como de reserva, y en el caso de datos privados, sólo los revelará cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Rectores, Coordinadores, Docentes Monitores y Personas con roles similares serán:
- Elaborar los respectivos reportes de desempeño, los cules serán utilizados por la empresa en procesos de investigación y desarrollo orientados a mejorar la calidad de los productos y servicios prestados por la empresa a través de sus diferente pataformas.
- Utilizar la información suministrada por ellos con fines publicitarios y de marketing, por lo cual esta información podrá ser publicada en las redes sociales de la empresa.
- IUNGO EDUCATION S.A.S, compartirá esta información con aliados estratégicos, con entidades de investigación y con entidades educativas.
IUNGO EDUCATION S.A.S., sólo recaudará de sus proveedores y contratistas los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.
La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte del IUNGO EDUCATION S.A.S.tendrá en todo caso como finalidad verificar la idoneidad y competencia de los empleados; es decir, una vez verificado este requisito, IUNGO EDUCATION S.A.S., devolverá tal información al Proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del proveedor y los contratistas con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
10.5. Tratamiento de datos personales de Proveedores y Contratistas.
IUNGO EDUCATION S.A.S., recolecta los datos personales de sus Proveedores y contratistas los almacena en una base de datos la cual, aunque se compone en su mayoría de datos públicos, es calificada por la empresa como de reserva, y que en el caso de datos privados, solo los revelará con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Proveedores y Contratistas de IUNGO EDUCATION S.A.S. serán:
- Gestionar las cuentas de cobro presentadas por los proveedores o los contratistas.
- Llevar un control de los aportes realizados al sistema de seguridad social por parte de los contratistas
- Llevar a cabo evaluaciones y selección de proveedores potenciales.
- Cumplimiento de aspectos tributarios y legales con entidades públicas y regulatorias
- Control y pagos por los bienes y servicios recibidos.
- Evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de servicio recibidos de los proveedores.
- Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores y los contratistas.
- Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y poscontractual.
- Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores.
IUNGO EDUCATION S.A.S., sólo recaudará de sus proveedores y contratistas los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.
La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte del IUNGO EDUCATION S.A.S.tendrá en todo caso como finalidad verificar la idoneidad y competencia de los empleados; es decir, una vez verificado este requisito, IUNGO EDUCATION S.A.S., devolverá tal información al Proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del proveedor y los contratistas con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
10.6. Tratamiento de datos personales de Visitantes en el Control Ingreso
IUNGO EDUCATION S.A.S., recolecta los datos personales de sus visitantes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de quienes ingresan a las instalaciones de IUNGO EDUCATION S.A.S. serán:
- Asegurar el ingreso a las instalaciones de iungo eduction a personas que cuentan con la autorización de libre tránsito y restringir el paso a aquellas personas que no estén autorizadas.
- Garantizar la seguridad en los ambientes vigilados.
- Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de las actividades al interior del la empresa.
- Dar cumplimiento a las obligaciones estipuladas dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a un (1) año contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
10.7. Tratamiento de datos personales de la Página Web:
IUNGO EDUCATION S.A.S., recolecta datos biométricos de sus trabajadores, estudiantes y contratistas a través de su página web y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales contenidos en página web de IUNGO EDUCATION S.A.S.serán:
- Dar a conocer los diferentes cursos y niveles ofrecidos en la plataforma virtual.
- Publicación de circulares informativas de información de interés para padres de familia, estudiantes, docentes o en general a cualquier persona que le interesen nuestros servicios.
- Contacto de atención al usuario.
- Publicar las historias, testimonios o experiencias de docentes, estudiantes o padres de familia respecto de la plataforma digital IUNGO.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a el pactado con el trabajador, estudiante, contratista o tercero a través de un contrato o autorización para usar sus datos personales contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
10.8. Tratamiento de datos personales de Registro de Videovigilancia
IUNGO EDUCATION S.A.S., recolecta datos biométricos de sus trabajadores y visitantes a través de sus Cámaras de Vigilancia y los almacena en una base de datos la cual es calificada por IUNGO como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales contenidos en las Cámaras de Vigilancia del IUNGO EDUCATION S.A.S.serán:
- Garantizar la seguridad al interior de las intalaciones de la empresa .
- Permitir ambientes adecuados para el desarrollo seguro de las actividades laborales en IUNGO EDUCATION S.A.S.
- Controlar el ingreso, permanencia y salida de empleados, estudiantes, docentes e interesados en las instalaciones de IUNGO EDUCATION S.A.S.
Para cumplir con el deber de información que le corresponde a IUNGO EDUCATION S.A.S., como administrador de datos personales, la empresa implementará Avisos de Privacidad en las zonas en donde se realice la captura de imágenes que impliquen tratamiento de datos personales.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a (verificar el tiempo de conservación con la empresa) días contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
10.9. Tratamiento de datos personales de Control Biométrico
El IUNGO EDUCATION S.A.S., recolecta datos biométricos de sus trabajadores y los almacena en una base de datos la cual es calificada por IUNGO como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales contenidos en el control biométrico (huella dactilar) por parte de IUNGO EDUCATION S.A.S., serán:
- Garantizar la seguridad en las instalaciones de la empresa
- Permitir acceso sólo al personal autorizado.
- Controlar el ingreso, permanencia y salida de los trabajadores de la organización.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a lo que dure la relación laboral con el trabajador o de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
10.10. Tratamiento de datos personales de Pasantes, Practicantes Universitarios y Aprendices Sena:
IUNGO EDUCATION S.A.S. recolecta los datos personales de sus aprendices SENA y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los aprendices SENA, pasantes o practicantes universitarios de IUNGO EDUCATION S.A.S., serán:
- Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley colombiana a las empresas, en especial a lo dispuesto en la Ley 789 de 2002 así como sus Decretos Reglamentarios.
- Emitir certificaciones relativas a la relación y desempeño de las actividades de aprendizaje del titular del dato con la empresa.
- Corroborar cualquier requerimiento que surja en el desarrollo del proceso de vinculación de pasantes, practicantes universitarios y aprendices sena con IUNGO EDUCATION S.A.S.
- Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
- Gestión administrativa de las funciones desempeñadas por los aprendices o practicantes, control de las actividades desarrolladas por pasantes, practicantes universitarios y aprendices sena en la etapa lectiva y etapa práctica.
- Contactar a familiares o a los contactos que el titular relacione en casos de emergencia.
- Apoyar a los practicantes y pasantes en el desarrollo académico de sus prácticas.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del practicante o pasante con la empresa, que en ningún caso podrá ser superior a dos (2) años, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
10.11. Tratamiento de datos personales de candidatos o aspirantes a procesos de selección.
IUNGO EDUCATION S.A.S., recolecta los datos personales de sus postulantes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los postulantes de IUNGO EDUCATION S.A.S., serán:
- Realización de gestiones para el proceso de selección del personal.
- Envío de comunicaciones programados por la empresa, para realizar diferente pruebas de selección.
- Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del proceso de selección
- Realizar las respectivas visitas domiciliarias, como medida preventiva de seguridad, a todos los aspirantes de un proceso de selección.
- Vinculación en general de cada postulante.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del postulante con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES
IUNGO EDUCATION S.A.S. decida actualmente no realiza Transmisión o Transferencia internacional de datos personales. En el evento que la empresa decida realizar la Transferencia Internacional de datos personales, además de contar con la autorización expresa e inequívoca por parte del Titular IUNGO EDUCATION S.A.S. se asegurará que la acción proporcione los niveles adecuados de protección de datos y atienda a los requisitos fijados en Colombia por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. De otro lado, cuando el IUNGO EDUCATION S.A.S. decida realizar Transmisión Internacional de datos, podrá hacerlo sin autorización de los titulares, siempre y cuando garantice la seguridad de la información, confidencialidad y las condiciones que regulen en alcance del tratamiento de los datos, de acuerdo al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
11. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
IUNGO EDUCATION S.A.S. realiza el tratamiento de datos personales de menores de edad, por este motivo mantenemos especial cuidado frente a las medidas que se hagan necesarias para resguardar y garantizará en todo tiempo, el respeto de los derechos de los niños, niñas y adolescentes, lo anterior, de acuerdo con lo establecido en el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, el cual reglamenta el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.
Así mismo el Código de la Infancia y la Adolescencia, en sus artículos 3.° y 8.°, consagra:
“(...) se entiende por niño o niña las personas entre los 0 y 12 años, y por adolescente las personas entre 12 y 18 años de edad (...).
Se entiende por interés superior del niño, niña y adolescente, el imperativo que obliga a todas las personas a garantizar la satisfacción integral y simultánea de todos sus Derechos Humanos, que son universales, prevalentes e interdependientes. (Código de la infancia y la Adolescencia, 2006)”.
Frente a la Protección de Datos Personales de niñas, niños y adolescentes, el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013 establece:
“El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7.° de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
- Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
- Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales (...). (Decreto 1377, 2013)”.
Finalmente se ha entendido que (...) La educación es un derecho y un servicio de vital importancia para sociedades como la nuestra, por su relación con la erradicación de la pobreza, el desarrollo humano y la construcción de una sociedad democrática. (...). (Sentencia T-787, 2006)
En todo caso, IUNGO EDUCATION S.A.S. cumple con cada uno de los parámetros y requisitos indicados con anterioridad, en este orden, solicita autorización para el debido tratamiento de los datos personales al padre de familia o responsable legal del menor de edad, así mismo, se asegura o verifica que las instituciones educativas o del estado que le transfieren o transmiten información relacionada con menores de edad, lo realicen en cumplimiento de sus funciones o en virtud de un mandato legal, para lo cual no será necesaria la recolección de autorización. En caso de que la respectiva entidad requiera autorización, IUNGO EDUCATION S.A.S. verificará que cumplan con su deber de recolectar autorización para el tratamiento de datos de los menores y con el cumplimiento del deber de implementar el Sistema de Gestión Integral de datos personales.
En todo caso, el menor podrá ejercer su derecho a derecho a ser escuchado, y su opinión será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Para asegurar el respeto a los derechos prevalentes de los menores de edad, IUNGO EDUCATION S.A.S.provee información y capacita a los representantes legales, tutores y profesores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales.
Así mismo IUNGO EDUCATION S.A.S. provee de conocimientos acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
12. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES, Y MECANISMOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con nosotros a través de comunicación escrita dirigida al área encargada de la protección de datos personales en IUNGO, DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA. La comunicación podrá ser enviada al siguiente correo electrónico: info@iungoeducation.com o a través de comunicación escrita radicada en la Calle 113 No. 7 – 45, oficina 1210. Torre B, Edificio Teleport Business Park Bogotá de la ciudad de Bogotá
12.5. Consultas
Se podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos del IUNGO EDUCATION S.A.S. y la empresa se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del solicitante.
La consulta una vez recibida por IUNGO, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
11.2. Reclamos
Cuando se considere que la información contenida en una base de datos de IUNGO EDUCATION S.A.S., debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Habeas Data, se podrán presentar reclamación ante IUNGO EDUCATION S.A.S., la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:
- El reclamo se formulará mediante comunicación escrita dirigida al IUNGO EDUCATION S.A.S., con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que IUNGO EDUCATION S.A.S., reciba un Reclamo del cual no sea competente para resolverlo, la empresa dará traslado a quien efectivamente corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al Titular.
- Una vez recibido el reclamo completo, IUNGO incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. IUNGO conservará dicha leyenda en el dato objeto de discusión hasta que el reclamo sea decidido.
- El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, IUNGO informará al Titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
CONTENIDO MÍNIMO DE LA SOLICITUD
Las solicitudes que presente el titular con el fin de realizar una consulta o reclamo sobre el uso y manejo de sus datos personales deberán contener unas especificaciones mínimas, en aras de brindar al titular una respuesta clara y coherente con lo solicitado. Los requisitos de la solicitud son:
- Estar dirigida al IUNGO EDUCATION S.A.S.
- Contener la identificación del Titular (Nombre y Documento de identificación).
- Contener la descripción de los hechos que motivan la consulta o el reclamo.
- El objeto de la petición.
- Indicar la dirección de notificación del Titular, física y/o electrónica (e-mail).
- Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para reclamos)
En el evento en que la consulta o reclamo sea presentado presencialmente el Titular deberá plasmar su solicitud o reclamo por escrito sin ninguna formalidad más que los requisitos exigidos en el punto anterior.
11.3. Requisito de procedibilidad
El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el ejercicio de sus derechos una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante la empresa.
11.4. Petición de actualización y/o rectificación
IUNGO EDUCATION S.A.S. rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos por la empresa, indicando la actualización y rectificación del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición.
12. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO
El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual.
Así también el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento al IUNGO EDUCATION S.A.S. la supresión o eliminación de sus datos personales cuando:
- Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
- Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.
- Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos.
Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por IUNGO EDUCATION S.A.S.
El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto IUNGO EDUCATION S.A.S. podrá negar revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales en los siguientes casos:
- El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
- Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
13. MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS
IUNGO EDUCATION S.A.S., se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento. Sin embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares de los datos personales a través de los medios habituales de contacto con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia.
En el evento que un titular no esté de acuerdo con la nueva Política General o especial y con razones válidas que se constituyan en una justa causa para no continuar con la autorización para el tratamiento de datos personales, el Titular podrá solicitar a la empresa el retiro de su información a través de los canales indicados en el Capítulo 10. Sin embargo, los Titulares no podrán solicitar el retiro de sus datos personales cuando IUNGO tenga un deber legal o contractual de tratar los datos.
14. VIGENCIA
La presente Política rige a partir de julio de 2019.